WHISTLEBLOWING

Il Gruppo Bancario ViViBanca, nel perseguimento dei propri obiettivi di business, è impegnato nel contrasto ad ogni forma di condotta illecita a qualsiasi livello lavorativo, sia attraverso la diffusione e la promozione di valori e principi etici sia mediante l’effettiva attuazione di regole di condotta e processi di controllo.
In tale ottica e al fine di consentire la diffusione di comportamenti etici, il Gruppo si è dotato di un sistema di segnalazione interna delle violazioni (whistleblowing) per denunciare presunti illeciti o violazioni riscontrati presso una delle società del Gruppo (ViViBanca S.p.a., I.Fi.Ve.R. S.r.l., ViViConsumer srl).
Il sistema di segnalazione adottato dal Gruppo consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di ViViBanca e delle Società del Gruppo di cui si sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Chi può effettuare la segnalazione?

• dipendenti;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso il Gruppo Bancario ViViBanca
• collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso il Gruppo Bancario ViViBanca
• volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti,
• azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso il Gruppo Bancario ViViBanca

Cosa è possibile segnalare

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito.
Le segnalazioni devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità delle Società facenti parte del Gruppo Bancario ViViBanca. I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Le segnalazioni devono avere ad oggetto violazioni o irregolarità afferenti agli ambiti normativi di seguito indicati.

• le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse o l’integrità della Società, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs.231/2001, e/o presunte violazioni del Modello di Organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/2001 del Gruppo;
• violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in ottica di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• violazioni delle disposizioni interne e/o di procedure interne in vigore nel Gruppo;
• violazioni suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale al Gruppo, nonché di causare un danno alla salute e alla sicurezza dei soggetti che operano all’interno della stessa;
• violazioni o presunte violazioni dei valori e principi di comportamenti contenuti nel Codice Etico del Gruppo Bancario ViViBanca

Cosa non può essere oggetto di segnalazione

Non rientrano tra le segnalazioni ammissibili:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.
• le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
• i reclami elevati ai sensi della vigente normativa secondaria di settore, gestiti nell’ambito delle procedure di riscontro ai reclami stessi;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o scarsamente attendibili.

Resta infine fermo il requisito della veridicità dei fatti a tutela del denunciato.

Come effettuare una segnalazione

Canale interno di segnalazione

È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing sia in forma scritta sia mediante registrazione vocale tramite la piattaforma informatica LegalityWhistleblowing
Prima di inviare una segnalazione vi invitiamo a leggere attentamente il Manuale di utilizzo della piattaforma LegalityWhistleblowing.
Il Gruppo Bancario ViViBanca ha individuato quale responsabile del sistema interno di segnalazioni whistleblowing (il “Responsabile”) un legale esterno, già consulente degli Organismi di Vigilanza delle Società del Gruppo.
Una volta effettuata la segnalazione, Il Responsabile:

• rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante
• assicura un corretto seguito alle segnalazioni ricevute
• fornisce un riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dalla ricezione

Canale esterno di segnalazione

L’Autorità competente per le segnalazioni esterne, anche del settore privato, è l’ANAC. E’ possibile segnalare all’Autorità solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del D. Lgs 24/23;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Divulgazione pubblica

tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, se ricorrono una delle seguenti condizioni:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Il Sistema di Tutele

Le Società del Gruppo ViViBanca garantiscono le tutele di seguito indicate sia nei confronti del Segnalante sia nei confronti delle persone fisiche e giuridiche allo stesso collegate (a titolo esemplificativo: il facilitatore; le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; i colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone)
Il Sistema di Tutele trova altresì applicazione:

• quando i rapporti giuridici non sono ancora iniziati, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico

Tutela alla riservatezza

L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante. La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso generalizzato. La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante

Protezione dei dati personali

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dalle Società del Gruppo ViViBanca in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Ai sensi degli articoli 15 e 22 del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali – Segnalazioni di violazioni di norme nazionali ed europee (c.d. whistleblowing).
Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dalla normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali (articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196).
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

Divieto di ritorsione

E’ vietato ogni qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Perdita delle Tutele

Quando viene accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

Informativa privacy

Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali – Segnalazioni di violazioni di norme nazionali ed europee (c.d. whistleblowing)